Sortieren von Daten

Wer Daten in eine Excel-Tabelle eingibt, tut dies in der Regel Zeile für Zeile und Spalte für Spalte. Inwieweit die Reihenfolge dabei Sinn macht oder zufällig ist, hängt vom jeweiligen Inhalt ab.

Damit jedoch nicht von Anfang an eine Sortierung stattfinden muss, bietet Excel 2013 eine Fülle an Sortierfunktionen. Ein Beispiel ist die alphabetische Sortierung, bei der eine Namensliste nach dem Anfangsbuchstaben sortiert werden kann. Alternativ lässt sich auch nach Datum (absteigend oder aufsteigend), Zahlen und jedem beliebigen anderen Kriterium sortieren.

Das Sortieren erfolgt unter dem Menüpunkt „Daten“ oder über das entsprechend Icon im Ribbon (zu erkennen an den Buchstaben A und Z, neben denen ein Pfeil eingebunden wurde).

Analog zu den anderen Funktionen von Excel, lässt sich auch das Sortieren auf einzelne Zeilen, Spalten oder auf vorher definierte Bereiche anwenden. Selbstverständlich ist dabei auch möglich, zunächst das eine Kriterium (beispielsweise die alphabetische Reihenfolge von Kunden) und dann ein anderes Kriterium (die Reihenfolge der eingegangenen Bestellungen o.ä.) auszuwählen.

Noch einfacher funktioniert das Sortieren durch Klicken auf das Sortieren-Icon im Ribbon. Hier erscheint eine Dialogbox, die sowohl die Spalten als auch die möglichen Sortierkriterien  zur Auswahl gibt.

Vermeintliche Unordnung oder die „falsche Reihenfolge“ beim Befüllen einer Excel-Tabelle stellt aufgrund der Sortierfunktion somit kein Problem dar.

Übrigens lassen sich neben den vorgegebenen Suchkriterien auch eigene Sortiermöglichkeiten definieren. Ein Beispiel sind Größen von T-Shirts. Hierzu wählt man in der Dialogbox „Sortieren“ unter Sortieren den Menüpunkt „benutzerdefinierte Liste“. Es lassen sich nun beispielsweise die Größen „S“, „M“, „L“ und „XL“ oder beliebige andere Werte aus der markierten Tabellenspalte in der gewünschten Reihenfolge eingeben.

Zuletzt sind es nicht nur inhaltliche, sondern auch formale Kriterien, nach denen sich sortieren lässt. Wird beispielsweise mit farbig markierten Zellen gearbeitet (um etwa nicht erfolgte Zahlungen zu markieren), so ist dies ein Kriterium, das unter „Sortieren nach…“ auftaucht und genutzt werden kann.